Spesso ci capiterà di partire da un foglio Excel simile a quello mostrato nella prossima immagine, ad esempio perché abbiamo effettuato un copia e incolla da un file di testo o da una mail.
In questo articolo impareremo ad utilizzare la funzionalità del Testo in Colonne per rendere i dati utilizzabili anche su Excel.
Configurare le opzioni di Testo in Colonne
Per dividere un testo su più colonne in modo da renderlo lavorabile su Excel dobbiamo selezionare la colonna e utilizzare il tasto Testo in colonne sotto la scheda Dati. Si avvierà una procedura di tre passi.
Nel primo step dobbiamo selezionare la struttura del file di testo. Il formato più frequente è Delimitato, ad esempio da una virgola o da un punto e virgola.
Nel secondo passo occorre selezionare il carattere delimitatore, inserendolo eventualmente in Altro.
Nel terzo passo possiamo specificare esplicitamente una tipologia di dato (data o testo) per ogni colonna, oppure lasciare la scelta ad Excel selezionando il formato Generale.
Dalla scheda Avanzate è possibile indicare i delimitatori dei decimali e delle migliaia presenti nel file di input (tale scelta sarà valida per tutte le colonne). Attenzione! Se vogliamo modificare tali delimitatori ricordiamoci di valorizzare sempre entrambi i parametri, sia i decimali e sia le migliaia, anche se nel testo questi ultimi non sono utilizzati. Se valorizzassimo solo i decimali, sarebbe Excel stesso ad impostare un valore per le migliaia che potrebbe entrare in conflitto con quello configurato per i decimali.
Gestire testi, numeri e date particolari con il Testo in colonne
Consideriamo ora una serie di esempi particolari dove è necessario specificare la tipologia di alcune colonne per non incorrere in errori durante la procedura di Testo in colonne.
Analizziamo questi dati:
Prestiamo attenzione all’ultima colonna CodiceProdotto perché è necessario configurarla come testo. In caso contrario Excel interpreterebbe la colonna come un numero, considerando i caratteri punto e virgola come separatori.
Supponiamo ora che il nostro Excel sia configurato per gestire i numeri in formato italiano, perché ad esempio sono ereditate le impostazioni di sistema del nostro PC. Nel prossimo caso allora, oltre alla colonna CodiceProdotto, occorrerà una configurazione particolare anche per le colonne PrezzoNetto e PrezzoLordo, per gestire il formato numerico americano.
Per far ciò imposteremo i separatori tramite il tasto Avanzate, le colonne saranno così importate come numeri e saranno visualizzate su Excel con i separatori usuali del nostro PC.
Nell’ultimo esempio è la colonna DataFattura a necessitare di un intervento particolare. Nel terzo passo, dopo aver selezionato la colonna, occorre impostare il formato data AMG.
In questo modo la colonna sarà importata come data e sarà visualizzata con il formato usuale (ad esempio gg/mm/aaaa se Excel eredita le configurazioni di lingua del sistema e queste sono impostate in italiano).
Esercizio sul testo in colonne
Consideriamo una colonna contenente per ogni riga un numero variabile di codici, separati da un punto e virgola. L’obiettivo è quello di dividere la colonna singola in più celle, ognuna contenente un singolo codice.
Per svolgere l’esercizio ci basta eseguire queste operazioni:
- selezionare la colonna
- cliccare dalla scheda Dati il tasto Testo in colonne
- seguire la procedura guidata.
Nel caso in questione selezioniamo il punto e virgola come delimitatore e terminiamo la procedura. Occorrerà fare attenzione a eliminare gli spazi bianchi rimasti a sinistra dei codici. Possiamo usare la funzione ANNULLA.SPAZI e poi fare un copia & incolla-valori sui dati originali.
Avvertenze sul testo in colonne
Riportiamo ora tre importanti punti di attenzione sull’utilizzo del Testo in Colonne:
- se sono presenti altre colonne, dobbiamo creare preliminarmente dello spazio bianco per non rischiare di sovrascrivere i valori già presenti;
- alcuni valori come l’«a capo» non sono gestiti correttamente dalla procedura di Testo in colonne. Occorre dunque sostituirli preliminarmente con un altro carattere tramite la funzione SOSTITUISCI;
- il testo in colonne non funziona se le celle contengono delle formule. In alcuni casi occorrerà fare prima un copia & incolla valori, perdendo però in questo modo la dinamicità dei risultati delle formule.
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