aggregare più campi in una tabella Pivot

Come creare una tabella Pivot su Excel

In questo articolo vediamo come creare step by step una tabella Pivot su Microsoft Excel. Le tabelle Pivot sono uno strumento molto potente che ci permetterà di svolgere con pochi click analisi dei dati molto accurate, aggregando le informazioni di dettaglio in viste riepilogative e dall’alto potere informativo.

 

Creazione di una tabella Pivot

In questo primo paragrafo descriviamo le semplici istruzioni per creare tabelle Pivot. Tutte le operazioni sono numerate e riportate anche nell’immagine d’esempio. I passi da seguire sono

  1. selezionare le colonne di interesse (nell’immagine in basso sono seleziona te le colonne dalla A alla G)
  2. posizionarsi sulla scheda Inserisci
  3. scegliere Tabella Pivot
  4. confermare la selezione premendo il tasto Ok

Selezione iniziale dei dati su Excel

In questo modo, in un nuovo foglio di lavoro, vedremo sulla destra un menù contenente in alto l’intestazione delle colonne che abbiamo selezionato nel punto precedente e in basso quattro riquadri: Filtri, Colonne, Righe e Valori. Tutto quello che ci servirà imparare è l’effetto sulla tabella di Pivot di trascinare una delle colonne in alto in uno dei quattro riquadri in basso.

menù contenente l'elenco dei campi di una tabella Pivot

 

Configurare una tabella Pivot: riquadro Righe

Tra i quattro riquadri presentati, i due più spesso utilizzati sono quelli in basso: Righe e Valori.

Iniziamo trascinando una delle colonne all’interno del riquadro Etichette di riga. Solitamente nel riquadro Righe vengono trascinate colonne contenente del testo o delle date, o più in generale attributi relativi alle singole righe presenti nel foglio di partenza. Facciamo qualche esempio: se il foglio di partenza contiene i clienti, potrebbe essere una buona idea trascinare nel riquadro Righe la colonna contenente l’informazione sulla regione di residenza. Se invece il foglio di partenza contiene i prodotti, potremmo trascinare la colonna contenente la relativa categoria.

Nell’esempio della figura in basso trasciniamo una colonna Stato che contiene l’informazione se la fattura è stata registrata correttamente oppure no.

La colonna Stato viene trascinata nel riquadro Righe della Pivot

Osserviamo l’effetto della nostra operazione: la tabella Pivot sulla sinistra si è popolata con tante righe quanti sono i valori distinti nel foglio di partenza della colonna trascinata. Nel nostro caso avremo una riga con il valori Ok e una riga con il valore Ko.

 

Configurare le tabelle Pivot: riquadro Valori

In questa sezione vedremo qual è l’effetto di inserire una colonna nel riquadro in basso a destra Valori. In questo caso inseriremo molto spesso valori numerici, delle misure delle entità rappresentate nel foglio di partenze. Riprendendo gli esempi precedenti, nel caso partissimo dal foglio dei prodotti, potremmo trascinare la colonna contenente il prezzo, oppure per un foglio contenente i clienti potremmo prendere in considerazione la colonna contenente l’età.

L’effetto di inserire una colonna all’interno del riquadro Valori è quello che i suoi dati saranno automaticamente aggregati, ad esempio effettuando la somma dei valori che corrispondono ad un particolare valore della riga.

Inserire una colonna nel campo valori di una tabella PivotSarà possibile ovviamente modificare la funzione di aggregazione, passando ad esempio dalla somma alla media o al conteggio. Basta seguire questi semplici passi:

  1. cliccare con il tasto sinistro sulla cella all’interno della finestra Valori
  2. cliccare su Impostazioni Campo Valore (è la voce più in basso del menù)
  3. scegliere la funzione di aggregazione desiderata.

Nel caso volessimo conteggiare i valori riportati nelle righe, il mio consiglio è quelli di riportare nel riquadro Valori la stessa colonna trascinata nel riquadro Righe. Si può infatti trascinare la stessa colonna più volte in più riquadri e in questo modo ci mettiamo a riparo dalla presenza eventuale di celle non valorizzate nella colonna scelta per fare il conteggio.

 

Aggregazioni multiple e matrici in una tabella Pivot

Come accennato in precedenza, è possibile trascinare in ogni riquadro più di una riga. Il risultato ottenuto saranno delle aggregazioni «composte» molto significative, in modo da poter analizzare e navigare i dati su più livelli di dettaglio.

aggregare più campi in una tabella Pivot

Potete provare infine a trascinare una colonna nella finestra Colonne. In questo modo si otterrà una struttura matriciale molto utile per l’analisi dei dati.  Trascinando infine una colonna nella finestra Filtro, possiamo filtrare i dati della tabella Pivot solo per particolari valori.

 

Accortezze con le tabelle Pivot

Risulta fondamentale tenere a mente che, a differenza di quel che succede con le formule, una modifica ad una cella nel foglio di partenza non si riflette in automatico in una modifica dei dati della tabella Pivot associata. Per aggiornare i dati della Pivot occorrerà cliccare sul tasto Aggiorna nella scheda Analizza Tabella Pivot. Spesso risulta comodo registrare l’operazione di aggiornamento di una Pivot in una Macro attivabile tramite un click diretto su una casella di testo inserita nello stesso foglio Excel della Pivot. A questo link trovi la documentazione Microsoft per ulteriore approfondimenti.

Nel caso vengono aggiunte righe o colonne al foglio di partenza che non rientrano nella selezione originale, per aggiornare la tabella Pivot occorre effettuare un ulteriore passaggio: sempre dalla scheda nella scheda Analizza Tabella Pivot, occorre riconfigurare il perimetro di analisi cliccando sul tasto Cambia origine dati e rieffettuando la selezione.

Concludiamo infine dicendo che tutte le operazioni descritte in questo articolo possono essere svolto quasi equivalentemente anche sulla suite LibreOffice.

 

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A questo link trovi degli esercizi su altri temi fondamentali da conoscere per usare correttamente Excel a lavoro,

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