In questo articolo vediamo come creare step by step una tabella Pivot su Microsoft Excel. Le tabelle Pivot sono uno strumento molto potente che ci permetterà di svolgere con pochi click analisi dei dati molto accurate, aggregando le informazioni di dettaglio in viste riepilogative e dall’alto potere informativo.
Creazione di una tabella Pivot
In questo primo paragrafo descriviamo le semplici istruzioni per creare tabelle Pivot su Excel. Tutte le operazioni sono numerate e riportate anche nelle immagini d’esempio. I passi da seguire sono:
- selezionare le colonne di interesse (nell’immagine in basso sono selezionate le colonne dalla A alla G);
- posizionarsi sulla scheda Inserisci;
- scegliere Tabella Pivot;
- confermare la selezione premendo il tasto Ok.
In questo modo, in un nuovo foglio di lavoro, vedremo sulla destra un menù con in alto l’intestazione delle colonne che abbiamo selezionato nel punto precedente mentre, in basso, i quattro riquadri Filtri, Colonne, Righe e Valori. Tutto quello che ci servirà imparare è l’effetto sulla tabella Pivot di trascinare una delle colonne in alto in uno dei quattro riquadri in basso.
Configurare una tabella Pivot su Excel: riquadro Righe
Tra i quattro riquadri presentati, i due più spesso utilizzati sono quelli in basso: Righe e Valori.
Iniziamo trascinando una delle colonne all’interno del riquadro Etichette di riga. Solitamente nel riquadro Righe vengono trascinate colonne contenenti del testo o delle date, o più in generale attributi relativi alle singole righe presenti nel foglio di partenza. Facciamo qualche esempio: se il foglio di partenza contiene i clienti, potrebbe essere una buona idea trascinare nel riquadro Righe la colonna contenente l’informazione sulla regione di residenza. Se invece il foglio di partenza contiene i prodotti, potremmo trascinare la colonna contenente la relativa categoria.
Nell’esempio della figura in basso trasciniamo una colonna Stato che contiene l’informazione se la fattura è stata registrata correttamente oppure no.
Osserviamo l’effetto della nostra operazione: la tabella Pivot sulla sinistra si è popolata con tante righe quanti sono i valori distinti nel foglio di partenza della colonna trascinata. Nel nostro caso avremo una riga con il valori Ok e una riga con il valore Ko.
Configurare le tabelle Pivot di Excel: riquadro Valori
In questa sezione vedremo qual è l’effetto di inserire una colonna nel riquadro Valori in basso a destra. In questo caso inseriremo molto spesso informazioni numeriche, cioè delle misure delle entità rappresentate nel foglio di partenze. Riprendendo gli esempi precedenti, nel caso partissimo dal foglio dei prodotti, potremmo trascinare la colonna contenente il prezzo, oppure per un foglio contenente i clienti potremmo prendere in considerazione la colonna contenente l’età.
L’effetto di inserire una colonna all’interno del riquadro Valori è quello che i suoi dati saranno automaticamente aggregati, ad esempio effettuando la somma dei valori che corrispondono a un particolare valore della riga.
Sarà possibile ovviamente modificare la funzione di aggregazione, passando ad esempio dalla somma alla media o al conteggio. Basta seguire questi semplici passi:
- cliccare con il tasto sinistro sulla cella all’interno della finestra Valori:
- cliccare su Impostazioni Campo Valore (è la voce più in basso del menù);
- scegliere la funzione di aggregazione desiderata.
Nel caso volessimo conteggiare i valori riportati nelle righe, il mio consiglio è quelli di riportare nel riquadro Valori la stessa colonna trascinata nel riquadro Righe. Si può infatti trascinare la stessa colonna più volte in più riquadri e in questo modo ci mettiamo a riparo dalla presenza eventuale di celle non valorizzate nella colonna scelta per fare il conteggio.
Aggregazioni multiple e matrici in una tabella Pivot Excel
Come accennato in precedenza, è possibile trascinare in ogni riquadro più di una riga. Il risultato ottenuto saranno delle aggregazioni «composte» molto significative, in modo da poter analizzare e navigare i dati su più livelli di dettaglio.
Potete provare infine a trascinare una colonna nella finestra Colonne. In questo modo si otterrà una struttura matriciale molto utile per l’analisi dei dati. Trascinando infine una colonna nella finestra Filtro, possiamo filtrare i dati della tabella Pivot solo per particolari valori.
Accortezze con le tabelle Pivot
Risulta fondamentale tenere a mente che, a differenza di quel che succede con le formule, una modifica a una cella nel foglio di partenza non si riflette in automatico in una modifica dei dati della tabella Pivot associata. Per aggiornare i dati della Pivot su Excel occorrerà cliccare sul tasto Aggiorna nella scheda Analizza Tabella Pivot. Spesso risulta comodo registrare l’operazione di aggiornamento di una Pivot in una Macro attivabile tramite un click diretto su una casella di testo inserita nello stesso foglio Excel della Pivot. A questo link https://support.microsoft.com/it-it/office/aggiornare-i-dati-della-tabella-pivot-6d24cece-a038-468a-8176-8b6568ca9be2 trovi la documentazione Microsoft per ulteriore approfondimenti.
Nel caso vengono aggiunte righe o colonne al foglio di partenza che non rientrano nella selezione originale, per aggiornare la tabella Pivot occorre effettuare un ulteriore passaggio: sempre dalla scheda Analizza Tabella Pivot, occorre riconfigurare il perimetro di analisi cliccando sul tasto Cambia origine dati ed effettuando la nuova selezione.
Concludiamo infine dicendo che tutte le operazioni descritte in questo articolo possono essere svolte quasi equivalentemente anche sulla suite LibreOffice, descritta al sito https://it.libreoffice.org/.
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