Stampare correttamente un file Excel

come stampare correttamente file xlsx

In questo articolo vedremo delle semplici operazioni che miglioreranno immediatamente la stampa dei tuoi file Excel o, analogamente, il salvataggio in formato PDF. Con queste semplici informazioni potrai passare in molti casi da file spaginati e illeggibili in cui le colonne si dividono senza criterio tra più pagine, a report precisi e facilmente consultabili.

Abilitare le funzionalità di stampa

Il primo passo da fare per stampare correttamente un foglio Excel è passare alla visualizzazione Layout di pagina, tramite il pulsante centrale della barra di stato in basso a destra.

È in questa tipologia di visualizzazione che dobbiamo lavorare per adattare il nostro file alla stampa o al salvataggio in pdf. Ecco come appaiono ora i dati precedenti:

Possiamo arrivare alla stessa visualizzazione anche dalla scheda in alto Visualizza e cliccando poi su Layout di Pagina

Problemi comuni con stampa e salvataggio in PDF

Dalla mia esperienza come docente e consulente di Excel è emerso che i problemi più frequenti legati alla stampa di file Excel sono i seguenti:

  1. ci sono troppe colonne che non entrano tutte nello stesso foglio, rendendo il pdf o la stampa illeggibile;
  2. l’intestazione è presente solo nel primo foglio, rendendo poco chiare le informazioni presenti nelle altre pagine;
  3. non è chiaro come inserire un’intestazione o un piè di pagina su tutti i fogli, per riportare ad esempio il numero della pagina corrente.

Vedremo ora insieme come risolvere facilmente questi tre problemi. Per prima cosa dobbiamo passare alla scheda Layout di Pagina, da qui potremo

  1. inserire tutte le colonne in un unico foglio impostando larghezza = 1 pagina
  2. ripetere l’intestazione su ogni pagina dal pulsante stampa titoli
  3. cliccare sul riquadro in alto Aggiungi intestazione per far apparire la nuova scheda Intestazione & piè di pagina.

Impostare una riga da ripetere su ogni foglio di Excel

Il primo punto per impostare la larghezza a una pagina è praticamente immediato. Facciamo attenzione solo se abbiamo un numero eccessivo di colonne, perché il testo risulterebbe troppo piccolo. Per il secondo punto, una volta cliccato su Stampa titoli occorrerà fare qualche passo in più:

  1. posizionarsi sulla scheda foglio
  2. cliccare su Riga da ripetere in alto
  3. selezionando la riga che si vuole ripetere
  4. premendo due volte invio.

Impostare intestazione e piè di pagina su Excel

Analizziamo ora la scheda Intestazione & piè di pagina che appare solo dopo aver cliccato su Aggiungi Intestazione, come mostrato precedentemente. Da essa avremo tantissime possibilità di configurazione, tra cui quella di inserire la numerazione automatica delle pagine: ci basterà selezionare dal menù Piè di pagina la voce “Pagina 1 di ?”.

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Salvare un file Excel in PDF

Per salvare in PDF dobbiamo posizionarci sulla scheda File ed eseguire queste operazioni:

  1. selezionare Salva con Nome
  2. impostare nome e posizione del file
  3. dal menù Salva come scegliere il formato PDF.

Attenzione! Il salvataggio in formato PDF crea un nuovo file con questa estensione, ma non salva le modifiche fatte al foglio Excel.

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