Esempio di foglio Excel

Quali competenze servono per lavorare correttamente su Excel

In questo articolo elencheremo le competenze più comuni e utili che occorre padroneggiare per utilizzare professionalmente Microsoft Excel a lavoro. Le competenze saranno suddivise in macro-aree in base al loro scopo e al loro campo di applicazione.

 

Scheda Home e funzionalità generali

Le attività riportate in questo paragrafo sono abbastanza semplici. Il loro utilizzo è molto frequente, per questo occorre padroneggiarle con sicurezza. Parliamo di tutte quelle attività come:

  • annullare le ultime operazioni eseguite
  • generare una sequenza di numeri o date con pochi click
  • inserire ed utilizzare un filtro
  • andare a capo in una cella
  • inserire numeri o date come testo
  • creare, eliminare e nascondere fogli
  • unire più celle
  • inserire un commento ad una cella
  • conoscere la funzionalità blocco riquadri
  • ricercare del testo all’interno di un foglio, considerando anche i valori nelle formule

Accanto ad esse, ci sono tutte quelle funzionalità utili per rendere il file Excel più professionale e leggibile. Ad esempio, spesso ci troveremo a dover formattare correttamente le colonne di un foglio. Le operazioni più comuni sono: modificare larghezza e altezza di più colonne contemporaneamente, nasconderle o scoprirle, inserire una formattazione condizionale su una colonna al fine, ad esempio, di evidenziarne i duplicati.

Altre attività un po’ più difficili ma che occorre all’occorrenza saper eseguire sono la protezione di un intero foglio o di sole determinate celle con una password, la gestione e la conversione di dati in tabelle e intervalli e, infine, la formattazione condizionale su un’intera riga.

 

Le Tabelle Pivot

Le tabelle pivot sono uno degli strumenti più importanti di Excel e più richiesti in ambito di formazione. In questo paragrafo proviamo ad elencare quali attività bisogna conoscere per poter affermare di padroneggiarle correttamente:

  • inserire una tabella Pivot
  • comprendere il funzionamento delle aree Righe, Colonne, Filtri, Valori
  • modificare il valore in somma, media, conteggio, ecc.
  • mostrare valori come percentuali del totale complessivo, percentuale della riga padre, ecc.
  • mostrare elementi privi di dati, eventualmente inserendo il valore 0
  • modificare la visualizzazione di totali e subtotali
  • modificare il layout di una tabella Pivot
  • inserire un filtro dati e una sequenza temporale su una tabella Pivot
  • creare un grafico su una tabella Pivot e utilizzarlo in modo sincrono con i filtri
  • aggiornare i dati di una tabella Pivot tramite un pulsante associato ad una macro.

 

Le Formule

Le formule di Excel sono un argomento potenzialmente infinito. Esistono centinaia di formule, alcune di esse richiedono una profonda conoscenza di concetti statistici, economici e finanziari per essere utilizzate. Tuttavia fortunatamente, a meno che non lavoriamo in un settore specifico, non sarà necessario impararle tutte. Ad esempio sarà estremamente raro trovarsi nella condizione di dover usare la formula sull’interesse composto maturato a meno che non lavoriamo come analisti finanziari (e in quel caso probabilmente utilizzeremmo altri software diversi da Excel per eseguire i nostri calcoli).

Ciò che invece un bravo utilizzatore di Excel deve fare è comprendere la logica e i pattern comuni sottostanti tutte le formule, oltre a conoscere quelle più utilizzate e comuni. Durante i miei corsi, spesso inizio con le formule utili per gestire le date, in quanto le ritengo tra le più semplici e idonee a spiegare la logica comune a tutte le funzioni. Può essere una buona idea partire imparando ad estrarre l’anno, il mese e il giorno da una data, oppure comporre una data a partire dalla sue componenti.

Molto simili e comuni sono le formule per gestire il testo, ne riporto alcuni esempi: estrarre una porzione di un testo tramite STRINGA.ESTRAI, SINISTRA, DESTRA, concatenare il contenuto di più celle tramite CONCAT, &, TESTO UNISCI, sostituire ed eliminare un carattere in una cella tramite SOSTITUISCI, rendere il testo maiuscolo, minuscolo, con l’iniziale maiuscola ed eliminare gli spazi all’inizio e in fondo ad una cella.

Diverse nella struttura, ma comunque fondamentali, sono quelle formule che permettono di fare utili indagini statistiche sui dati. Dobbiamo essere in grado di calcolare somme, medie, deviazioni standard sia nel caso semplice, sia nella versione più utili e potenti tramite le formule CONTA.SE, SOMMA.SE, CONTA.PIU.SE e SOMMA.PIU.SE. Tali formule possono essere un ottimo trampolino di lancio dal punto di vista didattico per introdurre la più generale e duttile funzione SE.

Un’ultima categoria di formule da padroneggiare è quella che riguarda le operazioni di ricerca e collegamento tra fogli di lavori tramite la famosa CERCA.VERTICALE o la più recente e versatile CERCA.X.

Infine un buon utilizzatore di Excel deve avere piena consapevolezza di due argomenti trasversali utili e applicabili in ogni contesto inerente le formule: la differenza tra riferimenti assoluti e relativi  e la differenza tra l’incolla formula e l’incolla valori.

 

Import dei dati e convalida

Importare correttamente i dati e assicurarsi che siano corretti è probabilmente l’attività più delicata e importante per chi lavora con i dati. Se partiamo da delle fonti errate, qualsiasi formula che scriveremo ci restituirà sempre delle informazioni potenzialmente errate. Ecco una lista di competenze da possedere in merito a questa importantissima fase del processo di analisi dei dati:

  • comprendere la struttura di un file con estensione .csv
  • importare un file csv tramite procedura legacy
  • gestire file con particolari separatori dei decimali
  • gestire file con particolari formati per le date
  • importare dati da una pagina web
  • utilizzare la funzionalità testo in colonne
  • modificare il tipo di un dato con la funzionalità testo in colonne
  • comprendere le differenze tra un foglio Excel e un Database relazionale
  • inserire una convalida dati su una colonna
  • associare un menù a tendina ad una cella
  • rendere opzionale la convalida dei dati

 

Strumenti utili per apprendere Excel

A questo link puoi scaricare gratuitamente, senza registrazione, il mio ebook Excel per l’ufficio. Se sei interessato ad un corso o ad una consulenza, puoi visitare la pagina https://www.yimp.it/corso-excel-da-zero-a-utente-avanzato/.

Torna su