In questo articolo elencheremo le competenze più comuni e utili che occorre padroneggiare per utilizzare professionalmente Microsoft Excel a lavoro. Le competenze saranno suddivise in macro-aree in base al loro scopo e al loro campo di applicazione.
Scheda Home e funzionalità generali
Le attività riportate in questo paragrafo sono abbastanza semplici. Il loro utilizzo è molto frequente, per questo occorre padroneggiarle con sicurezza. Parliamo di tutte quelle attività come:
- annullare le ultime operazioni eseguite;
- generare una sequenza di numeri o date con pochi click;
- inserire e utilizzare un filtro;
- andare a capo in una cella;
- inserire numeri o date come testo;
- creare, eliminare e nascondere fogli
- unire più celle;
- inserire un commento a una cella;
- conoscere la funzionalità blocco riquadri;
- ricercare del testo all’interno di un foglio, considerando anche i valori nelle formule.
Accanto ad esse, ci sono tutte quelle funzionalità utili per rendere il file Excel più professionale e leggibile. Ad esempio, spesso ci troveremo a dover formattare correttamente le colonne di un foglio. Le operazioni più comuni sono: modificare larghezza e altezza di più colonne contemporaneamente, nasconderle o scoprirle, inserire una formattazione condizionale su una colonna al fine, ad esempio, di evidenziarne i duplicati.
Altre attività un po’ più difficili ma che occorre saper eseguire sono la protezione di un intero foglio o di sole determinate celle con una password, la gestione e la conversione di dati in tabelle e intervalli e, infine, la formattazione condizionale su un’intera riga.
Le Tabelle Pivot
Le tabelle pivot sono uno degli strumenti più importanti di Excel e più richiesti in ambito di formazione. In questo paragrafo proviamo a elencare quali attività bisogna conoscere per poter affermare di padroneggiarle correttamente:
- inserire una tabella Pivot;
- comprendere il funzionamento delle aree Righe, Colonne, Filtri, Valori;
- modificare il valore in somma, media, conteggio, eccetera;
- mostrare valori come percentuali del totale complessivo, percentuale della riga padre, eccetera;
- mostrare elementi privi di dati, eventualmente inserendo il valore zero;
- modificare la visualizzazione di totali e subtotali;
- modificare il layout di una tabella Pivot;
- inserire un filtro dati e una sequenza temporale su una tabella Pivot;
- creare un grafico su una tabella Pivot e utilizzarlo in modo sincrono con i filtri;
- aggiornare i dati di una tabella Pivot tramite un pulsante associato a una macro.
Competenze Excel sulle Formule
Le formule di Excel sono un argomento potenzialmente infinito. Esistono centinaia di formule, alcune di esse richiedono una profonda conoscenza di concetti statistici, economici e finanziari per essere utilizzate. Tuttavia, a meno che non lavoriamo in un settore specifico, non sarà necessario impararle tutte. Ad esempio sarà estremamente raro trovarsi nella condizione di dover usare la formula sull’interesse composto maturato a meno che non lavoriamo come analisti finanziari (e in quel caso probabilmente utilizzeremmo altri software diversi da Excel per eseguire i nostri calcoli).
Ciò che invece un bravo utilizzatore di Excel deve fare è comprendere la logica e i pattern comuni sottostanti tutte le formule, oltre a conoscere quelle più utilizzate e comuni. Durante i miei corsi, spesso inizio con le formule utili per gestire le date, in quanto le ritengo tra le più semplici e idonee a spiegare la logica comune a tutte le funzioni. Può essere una buona idea partire imparando a estrarre l’anno, il mese e il giorno da una data, oppure comporre una data a partire dalla sue componenti.
Formule Excel per gestire il testo
Molto comuni sono le formule per gestire il testo, ne riporto alcuni esempi: estrarre una porzione di un testo tramite STRINGA.ESTRAI, SINISTRA, DESTRA, concatenare il contenuto di più celle tramite CONCAT, &, TESTO UNISCI, sostituire ed eliminare un carattere in una cella tramite SOSTITUISCI, rendere il testo maiuscolo, minuscolo, con l’iniziale maiuscola ed eliminare gli spazi all’inizio e in fondo a una cella.
Formule statistiche
Diverse nella struttura, ma comunque fondamentali, sono quelle formule che permettono di fare utili indagini statistiche sui dati. Dobbiamo essere in grado di calcolare somme, medie, deviazioni standard sia nel caso semplice, sia nella versione più utili e potenti tramite le formule CONTA.SE, SOMMA.SE, CONTA.PIU.SE e SOMMA.PIU.SE. Tali formule possono essere un ottimo trampolino di lancio dal punto di vista didattico per introdurre la più generale e duttile funzione SE.
Formule di ricerca
Un’ultima categoria di formule da padroneggiare è quella che riguarda le operazioni di ricerca e collegamento tra fogli di lavori tramite la famosa CERCA.VERTICALE o la più recente e versatile CERCA.X (a questo link trovi un video su Youtube su questa nuova funzione).
Infine un buon utilizzatore di Excel deve avere piena consapevolezza di due argomenti trasversali utili e applicabili in ogni contesto inerente le formule: la differenza tra riferimenti assoluti e relativi e la differenza tra l’incolla formula e l’incolla valori.
Import dei dati e convalida
Importare correttamente i dati e assicurarsi che siano corretti è probabilmente l’attività più delicata e importante per chi lavora con i dati. Rientra dunque tra le competenze Excel essenziali da avere per chiunque lavori con i fogli elettronici di Microsoft. Se partiamo da delle fonti errate, qualsiasi formula che scriveremo ci restituirà delle informazioni potenzialmente errate. Ecco una lista di competenze da possedere in merito a questa importantissima fase del processo di analisi dei dati:
- comprendere la struttura di un file con estensione .csv;
- importare un file csv tramite procedura legacy;
- gestire file con particolari separatori dei decimali;
- gestire file con particolari formati per le date;
- importare dati da una pagina web;
- utilizzare la funzionalità testo in colonne;
- modificare il tipo di un dato con la funzionalità testo in colonne;
- comprendere le differenze tra un foglio Excel e un Database relazionale;
- inserire una convalida dati su una colonna;
- associare un menù a tendina a una cella;
- rendere opzionale la convalida dei dati.
Strumenti utili per sviluppare le proprie competenze su Excel
Visita la pagina del mio video corso sulle tabelle pivot.