Come usare le funzioni SE e PIU SE per scrivere formule su Excel

Formule logiche Se e piu se su Excel

SE e PIU SE sono due tra le funzioni più utili di Excel: ci permettono di calcolare formule differenti in una stessa cella, a seconda del verificarsi o meno di determinate condizioni. Per questo motivo SE e PIU SE (in inglese IF e IFS) fanno parte delle cosiddette formule logiche. In questo articolo impareremo quando e come utilizzarle tramite una serie di esempi pratici.

Quando usare le funzioni SE e PIU SE

La funzione SE risulta essere molto utile quando vogliamo implementare logiche differenti in un’unica cella di uno stesso foglio Excel. Pensiamo a tutte le volte che ci troviamo di fronte a richieste come:

  • se siamo nel primo trimestre, allora… altrimenti
  • se il cliente ha la partita iva, allora… altrimenti
  • se il bilancio è civilistico, allora… altrimenti
  • se il cliente è maggiorenne, allora… altrimenti.

Notiamo che ognuna di queste frasi è composta da tre parti:

  1. se
  2. allora
  3. altrimenti.

Di conseguenza, per rispondere a queste esigenze, anche la funzione SE dovrà avere tre input

  1. la condizione da verificare
  2. «l’allora», cioè cosa fare se la condizione è verificata
  3. «l’altrimenti», cioè cosa fare se la condizione non è verificata.

In generale possiamo trovarci anche in casi più complessi dove le condizioni da verificare sono più di una. Ad esempio potremmo voler implementare formule diverse a seconda se l’importo è minore di zero, uguale a zero o maggiore di zero. In questo caso possiamo arrivare alla soluzione in due modi: usando più funzioni SE annidate oppure con un’unica e più compatta funzione PIU SE

Esempio di applicazione della funzione SE

Consideriamo un classico file Excel contenente i dati di una serie di fatture.

file excel di partenza per esempio di applicazione della funzione SE

Supponiamo di dover considerare il valore della colonna sconto soltanto se la fattura è relativa al mese di dicembre. Traduciamo questa richiesta nel paradigma del SE:

  1. SE il mese è dicembre
  2. ALLORA considera lo sconto effettivo
  3. ALTRIMENTI annulla lo sconto (cioè ponilo uguale a zero).

Su Excel dovremmo specificare:

  1. la condizione da verificare, cioè se il mese contenuto nella cella C2 è uguale a 12
  2. cosa fare se effettivamente siamo a dicembre (prendere lo sconto dalla cella E2)
  3. cosa fare altrimenti (annullare lo sconto scrivendo direttamente il valore zero).

Il valore è stato azzerato per tutte le righe, a eccezione di quella in cui la colonna mese fattura è uguale a 12.

Come sempre, oltre a scrivere direttamente la funzione nella barra, possiamo utilizzare l’inserimento guidato dalla scheda Formule. La funzione SE si trova nella libreria Logiche. Configureremo la formula in questo modo:

I singoli elementi della funzione SE possono contenere anche sotto-formule più complicate. Ad esempio, nel caso precedente potremmo scrivere la condizione aiutandoci con la funzione MESE e partendo direttamente dalla colonna contenente la data. Inoltre la formula potrebbe restituire l’importo già scontato. Scriveremo in questo caso:

= SE(MESE(B2)=12;D2-E2;D2-0)

Esercizio sulla funzioni SE

Consideriamo ora gli esercizi del foglio SE del file Excel funzioni.xlsx che puoi scaricare liberamente dal mio repository di Github. Calcoliamo il contenuto della colonna Test scadenza.

Se la data di termine pagamento è minore della data odierna allora valorizzare la colonna Test scadenza con “scaduto”, altrimenti “non scaduto”

Poiché vogliamo far apparire valori diversi in base al contenuto di una cella, siamo in pieno target di utilizzo della funzione SE. Scriveremo allora

=SE(B2<OGGI();"scaduto";"non scaduto")

Vediamo ora il secondo esercizio un po’ più difficile

Se la data di termine pagamento è minore della data odierna allora valorizzare la colonna Test scadenza 2 con “scaduto”, se le date coincidono allora scrivere “scade oggi”, altrimenti “non scaduto”

L’approccio che vedo utilizzato più di frequente per risolvere questa tipologia di esercizi consiste nell’annidare le funzioni SE una dentro l’altra:

=SE(B2<OGGI(); “scaduto”; SE(B2 = OGGI(); “scade oggi”; “non scaduto”))

In questo modo andiamo prima a testare la condizione B2<OGGI(), se essa non fosse verificata allora nel terzo argomento troverò un’ulteriore funzione SE che esegue il test della condizione B2=OGGI(). In questo modo riesco ad avere le tre possibili valorizzazioni richieste. Tuttavia la formula può essere semplificata tramite l’ausilio della funzione PIU SE che vedremo nel prossimo paragrafo.

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Come utilizzare la funzione PIU SE

L’esercizio del paragrafo precedente può essere risolto più facilmente in questo modo:

= PIU.SE (B2<OGGI(); “scaduto” ; B2 = OGGI(); “scade oggi” ; B2 > OGGI(); “scaduto”)

La funzione PIU.SE non ha un limite nel numero di argomenti configurabili. L’importante è che essi siano un numero pari: gli argomenti infatti vanno considerati “a coppie” e sono composti da:

  1. una condizione logica
  2. dal cosa visualizzare se essa è verificata

Le condizioni sono verificate nell’ordine in cui sono scritte. Nel caso ci siano più condizioni vere, verrà considerata soltanto la prima. Se nessuna condizione risulta verificata allora la formula restituisce un errore #N/D. Tuttavia possiamo inserire artificialmente in fondo una condizione sempre verificata (scrivendo ad esempio 1=1) in modo da ottenere un risultato simile a quello del terzo parametro della funzione SE.

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